Base de données
Excel est un logiciel d'application dédié aux calculs. Les ancêtres Excel s'appelaient Tableur ou logiciel de traitement de feuilles de calculs. Les données saisies dans une feuille de calcul sont sous forme de tableau. Le fichier créé avec Excel est appelé Classeur qui comporte des feuilles.
Le nom du classeur est donné par l'action de «Enregistrer sous». À l'ouverture, Excel présente les feuilles Feuil1, Feuil2, etc. Les noms des feuilles sont modifiés grâce au menu contextuel.
Saisie de données dans les grands tableaux
Lorsque le nombre de colonnes ou de lignes d'un tableau ne permet pas, de voire à la fois les rangés (lignes ou colonnes) de titres du tableau à l'écran, il n'est pas aisé de saisir des données dans ce tableau. Pour surmonter cette situation, Excel offre des méthodes très pratiques.
Fixer des volets (Équerre)
Ouvrir l'onglet « Affichage »
Déclencher « Figer les volets »
Faire le choix entre les 3 propositions
Masquer des colonnes ou lignes
Il s'agit de rapprocher la colonne qui va recevoir les données à saisir de la première colonne qui est une colonne « de tête ».
Sélectionne la plage de colonnes (ou de lignes) à masquer en cliquant sur leurs « Nom"
déclencher à partir du menu contextuel.
Choisir « Masquer »
Table initiale
Sélection des colonnes des colonnes à masquer (B à E)
Opération « Masquer »
Résultat obtenu : on peut aisément remplir la colonne « F »
Afficher les colonnes ou lignes masquées
sélectionner une plage qui contient les colonnes ou lignes masquées
déclencher le « menu contextuel »
faire clic sur « Afficher »
Afficher le formulaire de saisie
Faire clic sur « Bouton Office »
Faire clic sur « Options Ms Excel »
Choisir « Personnaliser »
Choisir « toutes les commandes »
Faire clic sur « Formulaire » dans le liste alphabétique des commandes
OK
Utilisation du formulaire de saisie
Sélectionner une cellule de la table de données
Déclencher « Formulaire » sur la barre d'accès rapide
Faire les saisies
Fermer
Formulaire de saisie
Les données sont saisies dans les zones identifiées par les têtes de colonnes. On passe d'un champ à un autre avec la touche «tabulation» du clavier ou à l'aide de la souris.
Définition :
Les mots de la première ligne sont appelés « têtes des colonnes » ou propriétés de gestion. Un enregistrement est constitué par toutes les données écrites sur une même ligne.
Extraction de données dans une table
Filtrer les données
Le filtre permet d'extraire partielles dans une tables à partir de critères précis sur les valeurs de ces données.
Ouvrir l'onglet Accueil,
Activer le menu «Trier et Filtrer» et choisir « Filtrer »
Utiliser la liste déroulante dévoilée par la « porte » à côté des propriétés de gestion
Faire les choix
Déclencher « Filtrer »
Trier les données
Les opérations de tri se semblables à celles des filtres ; elles se déclenchent dans les mêmes conditions.
Impression
Mise en page
Ouvrir l'onglet « Mise en page »
Lacer le menu « Mise en page »
Faire les choix (marge, orientation, en-tête et pied-de-page, etc.
OK
Boîte de dialogue de « Mise en page »
Aperçu avant impression
Cette opération permet d'afficher à l'écran les pages telles qu'elles seront imprimées.
Faire « Bouton Office »
Sélectionner « Impression »
Sélectionner « Aperçu avant impression »
Après l'affichage de l'Aperçu avant impression, des pointillés apparaissent pour délimiter les pages à imprimer suivant la taille des feuilles et l'orientation des pages (Portrait ou Paysage).
La mise en page consiste à ajuster les données à l'intérieur des zones délimitées par les pointillés en utilisant la variation des marges, l'orientation des pages et éventuellement un taux de réduction de la taille des textes.
Impression
Faire « Bouton Office »
Déclencher « Imprimer »
Faire les choix (imprimantes, taille de papier, etc.
OK
Passages de Ms Excel vers Ms Word
Ces passages permettent de rédiger des documents avec Ms Word en y insérant des tables de données et des graphiques réalisés avec Ms Excel. Cette insertion peut être simple ou dynamique.
Collage simple
Sélectionner une plage de données ou un graphique dans Ms Excel
Faire « Copier »
Ouvrir Ms Word
Positionner le curseur à l'endroit voulu
Faire « Coller »
Collages spéciales
Collage spécial simple
Sélectionner une plage de données ou un graphique dans Ms Excel
Faire « Copier »
Ouvrir l'onglet « Accueil » dans Ms Word
Positionner le curseur à l'endroit voulu
Faire clic sur la porte de « Coller » et choisir « Collage spécial »
Choisir « En tant que » « Feuille Microsoft Excel Objet » (cas de table de données)
La copie réalisée dans Ms Word
Cette copie est facile à traiter (agrandissement ou réduction de taille). En faisant un double clic sur ce tableau, on se retrouve dans contexte de Ms Excel et on peut modifier son contenu.
Pour un graphique dans Excel, on choisit « En tant que » « Graphique Microsoft Excel Objet »
Collage spécial avec liaison
Sélectionner une plage de données ou un graphique dans Ms Excel
Faire « Copier »
Ouvrir l'onglet « Accueil » dans Ms Word
Positionner le curseur à l'endroit voulu
Faire clic sur la porte de « Coller » et choisir « Collage spécial »
Sélectionner « Coller avec liaison »
Choisir « En tant que » « Feuille Microsoft Excel Objet » (cas de table de données)
Cette liaison est dite dynamique car toute modification intervenant dans le classeur Excel (table de données ou graphique) se répercute dans le document Ms Word
Tout comme pour le collage spécial simple, les objets introduits dans Ms Word ‘table de données et graphique) sont faciles à manipuler.
