Les documents de liaison
Le bordereau
C'est un document qui sert à en transmettre d'autres. On distingue deux sortes de bordereaux :
Le bordereau classique (bordereau d'envoi)
Il sert à transmettre des documents de service en service ou de ministère en ministère.
Il se présente sous la forme d'un tableau comportant :
les mentions habituelles qu'on trouve dans la lettre à forme administrative ;
le titre : Bordereau d'Envoi ;
un cadre divisé en trois ou quatre colonnes renfermant le texte.
Le bordereau simplifié (ou soit-transmis)
Le bordereau simplifié est utilisé uniquement au sein d'une même administration.
Comporte :
les mentions habituelles de la lettre à forme administrative ;
le titre SOIT-TRANSMIS, en majuscule, en milieu de page ;
une énumération des documents à transmettre ;
la mention « OBSERVATIONS » en majuscule qui indique l'objet de la transmission.
La note
C'est un document qui, en lieu et place d'une lettre, permet d'échanger, de communiquer à l'intérieur d'un même ensemble administratif, d'un même service.
Ces notes sont de différentes sortes :
la note d'information ou note succincte ;
la note de service (sera étudiée dans les documents d'injonction ou d'instruction) ;
la note verbale utilisée par les diplomates (cours de spécialité).
La note d'information
Définition : La note d'information
C'est le document de correspondance utilisé au sein du même ministère, d'une même entité administrative organique (Préfecture, Direction, Sous-préfecture etc.).
Elle est exclusivement un document à usage interne.
Rôle
transmettre des informations, des demandes ou envois de renseignements ;
exposer une situation, une question afin de demander les instructions ou un avis ;
donner un avis ou des instructions etc....
Présentation
La note comporte toutes les mentions habituelles avec toutefois, une nuance de forme : - au niveau de la suscription et de l'objet (qui peut être intégré au titre ou porté séparément à gauche comme pour la lettre).
A retenir aussi que la note ne comporte ni de formule d'appel, ni de formule de politesse.
Différents types de notes
On distingue en fonction de leur but :
la note d'information (pour informer),
la note d'instruction (pour donner des instructions aux subordonnées),
la note de synthèse (pour faire la synthèse d'une affaire),
la note de présentation (pour donner au destinataire des explications et des précisions).
Le télégramme officiel
Définition
C'est un document qui permet la transmission d'une information en cas d'urgence.
Seules les autorités politiques, administratives et militaires sont habilitées à expédier un télégramme officiel (T.O).
Moyen de transmission :
Par un réseau indépendant de radiodiffusion.
Présentation
Le T.O. comporte le numéro d'enregistrement, les lieu et date et la suscription avec une particularité pour les services qui reçoivent un nombre important de télégramme. Ceux-ci utilisent une adresse télégraphique composée de sigle.
Ex. :
Présidence = PRESIREPUBLIQUE à Préfet Tiassalé
Ministère de l'Agriculture = MINAGRI à ....
Comporte également : la mention de l'urgence, au tampon, le Visa de l'autorité de contrôle pour les services non autonomes. (Services extérieurs).
Rédaction
Le style télégraphique clair est utilisé ! (emploi de phrases où sont éliminés les mots qui ne sont pas indispensables pour la compréhension du texte.
