Quelques règles générales de rédaction
Ne pas multiplier les objets
Sauf rares exceptions, un même courrier ne devra traiter qu'une seule affaire ; mais une même affaire pourra nécessiter de rapporter plusieurs faits.
Faire un plan
Faire un plan, pour aider à choisir et hiérarchiser les informations : ordre chronologique, du particulier au général, des faits aux opinions, des observations au diagnostic, de l'essentiel au détail.
L'introduction rappelle l'objet de la correspondance (courrier précédent ou affaire concernée) ;
Le développement fournit des explications ou expose les arguments ou la réglementation ;
La conclusion fait apparaître la décision prise, la solution adoptée ou une proposition énoncée clairement.
Tenir compte du destinataire
Il n'a pas forcément connaissance de l'affaire : il conviendra de restituer le contexte de la correspondance.
Par ailleurs, tout document administratif pouvant avoir valeur d'acte administratif (opposable aux tiers, contestable, etc.), il faudra toujours veiller à ce qu'il contienne tous les éléments de justification internes, et que le signataire ait bien la compétence pour agir (délégation de signature).
Choisir les arguments
Quand vous écrivez pour convaincre ou pour faire des recommandations, commencez par lister les arguments que vous allez développer. C'est un bon moyen de ne pas en oublier, de pouvoir les situer dans la hiérarchie du plan, pour vous apercevoir que certains d'entre eux sont hors sujet ou peu fiables.
Choisir ses mots
En fonction de votre récepteur, vous choisirez les mots qui font a priori partie de son langage. Vous éviterez en général les termes techniques, ainsi que les sigles non développés (sauf s'ils entrent dans le champ professionnel direct de l'interlocuteur).
Respecter les règles de lisibilité
Bannir le jargon de spécialiste et les mots savants ; donner la signification d'un sigle dès la première utilisation ; faire des phrases courtes et développer une idée par phrase ; alléger les phrases en réduisant le nombre des subordonnées ; veiller à l'équilibre des paragraphes ; si la correspondance comporte plusieurs pages, veiller à le faire apparaître clairement (pagination).
Choisir le ton juste
Évitez le ton affectif ou le ton péremptoire. Vous pouvez utiliser le conditionnel, des adverbes.
D'une manière générale, il conviendra de respecter d'une part les règles générales de rédaction de l'administration de l'État (charte graphique), et d'autre part le ton voulu par l'autorité hiérarchique au nom de laquelle vous agissez.
Aller à l'essentiel
Dans un écrit professionnel, l'objectif visé est l'efficacité qui exige que l'on aille rapidement à l'essentiel.
Limiter la redondance
La répétition des informations peut parfois être utile et délibérée. La plupart du temps, elle est involontaire et dénote un manque de rigueur. En vous relisant, supprimez les répétitions ou les redondances.
Ne craignez pas de recourir au dictionnaire. Il est indispensable sur le bureau du rédacteur administratif. Et non seulement pour l'aider à recouper l'orthographe des mots difficiles mais surtout, chaque fois que le plus léger doute s'élève touchant le sens exact d'un mot ou d'une locution. Et à cet égard, ne craignez point de douter
Conclusion Partielle
Sans rédacteur compétent, pas d'administration parfaitement efficace. Vous aurez à rédiger des rapports pour rendre compte à vos supérieurs hiérarchiques d'évènements survenus dans votre domaine d'activités ; des lettres à des administrés pour les informer de décisions que l'administration aura prises à leur égard, des notes de service à vos subordonnés, des comptes rendus de réunions, des circulaires.
Si vous appartenez à un ministère, une Direction Générale, une Direction Centrale, une préfecture, un grand service, vos supérieurs hiérarchique vous demanderont de leur préparez un rapport, une lettre, un projet de circulaire, d'arrêté, de décret, des allocutions, des discours.
Il ne faut pas abuser de l'emploi des majuscules : les réserver au début des phrases, aux noms propres, aux entités abstraites (Dieu, Églises) aux noms des corps constitués (les institutions) aux débuts des noms des Établissement industriels et commerciaux.
Dans les écrits administratifs les interrogations sont formulées indirectement. Donc pas de phrase se terminant par un point d'interrogation ( ?)
Bien connaître le sujet à propos duquel on rédige, pour être exact, précis et constructif.
Faire un plan
Ne traiter qu'un seul sujet par lettre même si le destinataire est le même.
Relire le texte après rédaction afin d'y apporter les corrections nécessaires.
