Définition et différents types de réunion
Définition :
Une réunion est une rencontre de plusieurs personnes, gérée par un animateur et guidée par des objectifs. En d'autres termes, c'est un rassemblement de personnes qui visent un objectif donné.
Quels sont les éléments essentiels dans une réunion qui constituent une réunion ?
Eléments essentiels d'une réunion
Assemblée de personnes
Présider une réunion c'est d'abord présider une assemblée de personnes, un regroupement d'individus qui forment un groupe plus ou moins homogène avec un but commun. Au total, on travaille avec des personnes qui sont la matière première
Un événement
Une réunion est un événement. Elle se situe dans le temps, à l'intérieur d'une certaine dynamique. En conséquence, aucune réunion ne ressemble à une autre, même lorsqu'il s'agit des mêmes personnes rassemblées au même endroit. Tout y est mouvement, action, réaction. La réunion donne lieu à des rapprochements, à des reculs et à des progrès. Aussi l'animateur doit-il, à la fois, s'intégrer à cette dynamique et stimuler la vie du groupe, à travers cet événement qui est la réunion.
Un outil
Une réunion demeure un outil, un cadre de travail pour atteindre des objectifs. Or un outil fonctionne bien quand il est bien utilisé. La réunion n'existe que pour atteindre un but ou pour poursuivre un ou des objectifs, il est alors important, d'une part, que les participants sachent pourquoi ils sont là et pourquoi le groupe existe et d'autre part, qu'ils sentent qu'ils peuvent contribuer à la réalisation de la mission ou à l'action du groupe.
Aussi ne se réunit-on pas pour rien. Car il arrive que des groupes se réunissent pour se réunir. Si l'on a pris la bonne habitude de tenir une réunion du groupe chaque premier lundi du mois, il faut que le contenu en vaille la peine, chaque fois. Sinon la réunion sera d'un ennui mortel pour le groupe.
Dans la tenue et la conduite de réunion tout est relatif et si l'on perd cela de vue on s'expose à tomber dans l'intransigeance, l'absence de respect ou la fuite de la réalité. Les techniques les plus simples et les règles les plus compliquées ne se greffent que sur une conception juste de ce qui est une réunion.
Présider, animer, conduire
Présider un organisme de participation, animer un groupe et la conduite de réunion sont des tâches différentes.
